Secrétaire de direction des sous-ministres adjoints 

Postuler maintenant

Date limite : 22 juin. 2018

Collectivité : Yellowknife

Ministère : ITI Directorate

Numéro du concours : 15668

Salaire : 62 946 $ - 75 153 $

Type d'emploi : Temps plein

Durée de l’emploi : Permanent

Description de poste : Consulter la description de poste détaillée

Offre d'emploi

Renseignements sur le ministère


Grâce à de multiples partenariats et initiatives, le ministère de l’Industrie, du Tourisme et de l’Investissement (MITI) fournit des programmes et des services de qualité pour favoriser et soutenir le développement, la diversification et la prospérité économiques dans l’intérêt des résidents, des entreprises et des collectivités des Territoires du Nord-Ouest (TNO).

 


Renseignements sur le poste

Le secrétaire de direction des sous-ministres adjoints est directement responsable du soutien administratif et des tâches de secrétariat réalisées pour le sous-ministre adjoint chargé du développement économique, le sous-ministre adjoint chargé des ressources minérales et pétrolières, et la direction générale, au besoin.

 


Le titulaire du poste travaille à Yellowknife et relève du sous-ministre adjoint chargé du développement économique ainsi que du sous-ministre adjoint chargé des ressources minérales et pétrolières. Il exécute des tâches de secrétariat et assume des fonctions administratives pour fournir un appui administratif essentiel aux sous-ministres adjoints. Il s’assure que tous les documents écrits respectent les normes, procédures et politiques du ministère et du GTNO en la matière. Il est chargé de coordonner, de corriger et de réviser les documents réalisés par les huit divisions et les cinq régions (les divisions et les régions). Le secrétaire de direction des sous-ministres adjoints encadre et conseille l’ensemble du personnel administratif de la Division.

 


En outre, il collabore étroitement avec le coordonnateur administratif principal du sous-ministre. Il est nécessaire que les secrétaires de direction coopèrent pleinement étant donné que leur travail touche bon nombre de demandes urgentes, ou de tâches, de questions et d’enjeux communs. Les membres de cette équipe doivent se compléter sur le plan des compétences, des connaissances et des habiletés, en plus de posséder des méthodes de travail compatibles. Le titulaire du poste fournit également des services de secrétariat pour remplacer le sous-ministre et le ministre de l’Industrie, du Tourisme et de l’Investissement.

 


L’essentiel du travail s’effectue en toute autonomie, même s’il est possible de demander des conseils et un encadrement au superviseur. Le titulaire travaille de façon indépendante dans le cadre établi. Il peut aussi recevoir des demandes écrites ou verbales de la part des sous-ministres adjoints. Il échange quotidiennement, au téléphone ou en personne avec divers interlocuteurs qui peuvent être des employés du ministère, des fonctionnaires d’autres ministères, des représentants des organismes autochtones, des entreprises ou des citoyens. Le titulaire du poste doit être capable d’atteindre un niveau élevé de productivité et de contrôle de la qualité. Il joue un rôle pivot dans le respect des délais, le contrôle de la qualité des produits de sortie et le soutien du personnel. Le titulaire du poste gère divers documents confidentiels et sensibles ainsi que des questions délicates pouvant créer des situations stressantes.

 


Connaissances requises

•Connaissance exceptionnelle des systèmes informatiques, des bases de données, de la maintenance de sites Web et des logiciels de la suite Microsoft Office

•Bonne connaissance pratique et compréhension des procédures d’appel

•Connaissance avancée du système de classification des dossiers administratifs (ARCS), du système de classification des dossiers opérationnels (ORCS) et du système intégré de gestion de l’information numérique (DIIMS)

•Excellente connaissance des procédures et des processus administratifs

•Connaissance de la législation applicable aux appels sur les normes d’emploi

•Connaissance des procédures budgétaires, financières et de comptabilité

•Connaissance de la rédaction de procès-verbaux

•Connaissance générale du système de gestion financière (SAM) du GTNO

 


Compétences requises

•Compétences exceptionnelles en administration et en coordination

•Compétences avérées en communication écrite et orale en anglais

 


Il serait fâcheux pour le ministère que les décisions prises par le titulaire soient de qualité médiocre ou qu’elles provoquent des retards (non-respect des échéances) et des fautes professionnelles. La violation de la confidentialité ou le fait de fournir des renseignements erronés ou inexacts pourrait avoir des répercussions graves sur le plan juridique ou de la réputation.

 


Le titulaire du poste travaille dans un espace ouvert et bourdonnant d’activité, qui nuit à sa concentration. Les interruptions sont fréquentes, la circulation est intense et le niveau de bruit est élevé. Il doit cependant effectuer un travail de précision, en particulier pour la correspondance de la haute direction et la préparation de rapports.

 


En règle générale, le titulaire du poste doit posséder un diplôme en 12e année, un diplôme en secrétariat ou toute combinaison équivalente de formation et d’expérience, et de trois à cinq ans d’expérience concrète pertinente dans un environnement de bureau ou un milieu administratif.

 


Équivalences

Nous prendrons en considération toute combinaison équivalente de formation et d’expérience.

 


Salaire

Le traitement est actuellement à l’étude.

 


Admissibilité

Nous pourrions établir des listes de candidats admissibles à partir de ce concours afin de pourvoir des postes permanents ou temporaires semblables.

 


Programme de promotion sociale

Pour se voir accorder la priorité en vertu du programme de promotion sociale, les candidats doivent montrer clairement qu’ils y sont admissibles.

 


Diversité et inclusion

Le gouvernement des Territoires du Nord-Ouest est un milieu de travail ouvert à tous. Nous invitons les personnes ayant une incapacité qui nécessite des mesures d’adaptation à nous faire part de leurs besoins, si elles sont retenues pour une entrevue ou une évaluation, afin que l’on puisse prendre de telles mesures dans le cadre de la procédure d’embauche.

 


Renseignements sur le concours

No du concours : 15668

Date limite : 22 juin 2018, à 23 h 59, heure des Rocheuses

 


Renseignements seulement :

Services de gestion et de recrutement

Ministère des Finances

Gouvernement des Territoires du Nord-Ouest

Yellowknife Centre, 5e étage

C. P. 1320, Yellowknife NT  X1A 2L9

Téléc. : 867-873-0445

Courriel : jobsyk@gov.nt.ca